3 Desafios da Gestão de Clínicas e Consultórios
A gestão de clínicas e consultórios é um desafio aos gestores e administradores, pois o seu sucesso depende de uma sincronia de processos.
Para facilitar a gestão, esses locais são divididos em alguns setores, assim, as necessidades de cada um deles pode ser atendida individualmente.
Isso definitivamente melhora a gestão de clínicas e consultórios, contudo, ainda sim existem desafios, como no atendimento, nas finanças e até mesmo jurídicos.
Neste texto, vamos falar mais sobre esses desafios e como contorná-los com dicas e boas práticas que, certamente, vão te ajudar!
Então continue aqui na página e boa leitura!
O que é gestão de clínicas e consultórios?
Uma eficiente gestão de clínicas e consultórios é decorrente da capacidade de disponibilizar serviços de saúde, por meio de profissionais capacitados e comprometidos, alinhados à recursos tecnológicos que contribuem para promover a prevenção e cuidados da saúde e, por consequência, a satisfação dos pacientes/clientes.
Em outras palavras, o que é preciso para uma clínica funcionar? Equipe médica competente, equipamentos modernos e uma boa logística operacional.
Mas além disso é preciso de um bom apoio de contabilidade, jurídico, fornecedores de insumos comprometidos, uma boa gestão de pessoas, financeira, marketing e muito mais.
Quando tudo isso funciona de forma adequada o crescimento e a rentabilidade do negócio aparecem.
Mas, todo mundo sabe que isso não é uma missão simples, então continue lendo e confira algumas dicas.
Quais são os principais setores das clínicas médicas?
É verdade que quanto maior a clínica, mais bem estruturada ela será. Porém, mesmo quando não há profissionais específicos para cada uma dessas áreas é preciso, para sua maior eficiência, dividi-la por setores, sendo os citados abaixo os essenciais:
Setor administrativo
O setor administrativo inclui a gestão de atividades como fornecedores da clínica, licitações, compras de materiais, entre outros.
Setor de suprimentos
É no setor de suprimentos que há o levantamento dos insumos necessários para as atividades da clínica ou do consultório.
A boa gestão do setor de abastecimento requer ações que promovam o uso racional de insumos, evitando desperdícios para que não faltem ou gerem custos desnecessários.
Setor de recursos humanos
Um pilar essencial para uma clínica são os funcionários, afinal, sem profissionais não há atendimento – seja na recepção, no apoio como limpeza e segurança, ou mesmo a equipe médica.
É o setor de recursos humanos que contrata, demite e faz a gestão de colaboradores, como médicos, enfermeiros, administradores e equipe de limpeza.
Setor de infraestrutura física
Esse setor é responsável em garantir a manutenção da infraestrutura física da clínica ou consultório, como os equipamentos hospitalares, os móveis, as salas, entre outros.
Setor de atendimento
Por último, mas não menos importante, esse é o setor onde, de fato, é prestado o serviço: o atendimento médico.
Como falamos acima, esses são os setores essenciais para o funcionamento dos consultórios/clínicas, mas é comum que em pequenos estabelecimentos alguns profissionais acumulem mais de uma função/setor.
Quais são os principais problemas na gestão das clínicas e consultórios?
A gestão das clínicas e consultórios nem sempre é tão fácil, e os principais problemas são relacionados, por exemplo, à área financeira, elevada tributação e processos jurídicos contra a clínica.
Abaixo separamos os principais problemas que a sua clínica ou consultório pode enfrentar.
Problemas financeiros
Esse é um problema no qual todos os negócios estão sujeitos, caso não façam uma boa gestão dos recursos.
A maioria das clínicas e consultórios atuam com operadoras de saúde e um dos principais cuidados aqui estão relacionados às glosas, que podem desestruturar a gestão financeira.
Mesmo em tratamentos e procedimentos “particulares”, ou seja, não custeados por convênios médicos, a má gestão na condução do atendimento junto ao paciente acarreta na inadimplência, o que obviamente gera prejuízos ao “caixa” da clínica que, por vezes, se socorre de operações financeiras para arcar com suas obrigações.
Outro ponto importante está relacionado à gestão de custos e fornecedores, porém o que pode mais massacrar as clínicas no Brasil, assim como em outros setores produtivos, são os impostos.
Mas você sabia que há recursos legais para redução da carga tributária na área da saúde? Para mais informações, fale conosco.
Processos jurídicos
Além das finanças, outro principal problema que gestores podem enfrentar são relacionados a processos jurídicos.
Por exemplo, se uma clínica erra no diagnóstico e isso venha a prejudicar o paciente, ele pode mover um processo contra o profissional e a empresa.
Outro motivo muito comum que leva um paciente a processar as clínicas são erros e complicações em cirurgias.
Mas, os problemas não se limitam aos clientes, funcionários também podem mover processos judiciais contra seus empregadores, principalmente, na área da saúde. Portanto, além de estar atento à legislação trabalhista, ofertar os equipamentos de proteção individual obrigatórios para uso profissionais, é importante que os gestores sejam apoiados por uma consultoria jurídica, visando evitar passivos que podem incorrer em grandes prejuízos ao médico responsável e marca da clínica/empresa.
Atendimento ruim
O atendimento ao paciente não acontece apenas durante a consulta médica. Ele inclui todo o contato com o paciente, ou seja, desde o primeiro contato telefônico, ou em instituições mais modernas, contato digital.
Quem for atender, precisa ter empatia, paciência e uma boa comunicação, para que o paciente se sinta bem e queira continuar indo à clínica.
Outro problema relacionado ao atendimento é no agendamento de consulta, causado por fatores como a desorganização, um erro comum na gestão de clínicas e consultórios.
Um outro fator bastante analisado pelos clientes é o chamado “atendimento humanizado”, que diz respeito ao modo com que o paciente e seus familiares são tratados antes, durante e após as consultas.
Notícias ruins, por exemplo, devem ser dadas com cuidado, pois podem ser uma experiência traumática na vida do paciente que ficará marcada.
3 melhores práticas para gestão de clínicas e consultórios
Existem algumas práticas que podem ajudar você a conseguir uma melhor gestão de clínicas e consultórios.
Confira:
1. Contrate um bom administrador
O administrador é essencial na gestão de clínicas e consultórios, pois ele tem o conhecimento técnico para construir o sucesso do negócio.
Para isso, precisa ter elevada capacidade de planejamento, organização e de avaliação.
A gestão envolve a estruturação de uma série de processos que irá garantir o funcionamento adequado e contínuo da instituição de saúde.
Eles administram a gestão de pessoas, compras fornecedores, insumos, finanças, contabilidade, operacional, jurídico, marketing e todas as áreas indispensáveis ao bom funcionamento das clínicas e estabelecimentos de saúde.
Sendo o planejamento estratégico o grande alicerce de uma gestão bem estruturada, afinal ele contribui para traçar metas a curto e longo prazo, visando o crescimento e fortalecimento da clínica perante o mercado.
2. Faça melhorias no atendimento
Como falado mais acima, um mau atendimento prejudica demais os negócios de saúde, e isso é um péssimo erro na gestão de clínicas e consultórios.
Você deve estar aberto a fazer melhorias nos atendimentos, tanto médicos quanto nos cuidados em geral.
Um médico possui os conhecimentos de medicina para tratar a saúde do paciente, mas também precisa de competências como boa comunicação e simpatia para atender bem.
Outras partes do serviço também podem ser aprimoradas, como simplificar e melhorar a forma de agendamento de consultas.
Além disso, oferece treinamentos constantes para os profissionais de enfermagem, os secretários e outros colaboradores que terão contato com o paciente.
3.Tenha uma consultoria jurídica
Como dito mais acima, e assim como a saúde, mas importante é prevenir do que tratar.
Sendo assim, a consultoria jurídica para clínicas e hospitais, é uma importante aliada na prevenção de problemas e influencia diretamente na boa gestão financeira.
Isso porque, bem assessorado, é possível reduzir gastos desnecessários em diferentes áreas como, por exemplo, na gestão de pessoas, em processos operacionais e, em um ponto fundamental para toda as empresas, na redução da carga tributária.
Você sabia que, em alguns casos, é possível recolher os tributos IRPJ e CSLL, usando base de cálculo menor do que aquela exigida pelo Fisco (32% da receita bruta)?
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